对于广大药企来说，研发是一个极为重要的业务板块，而在研发环节，采购也是必不可少的一个部分。依托数字化，实现研发采购的效率提升，是当前医药研发领域一个不可逾越课题。

业务与采购需求痛点介绍

从我所在企业的实际情况来讲，目前公司的业务以生物研发和药物转化为主。在研发的整体过程中，采购模式具有周期长、变化大等特点，而且在实施过程中，还会涉及到跨年等情况，往往投入的金额也比较巨大。相对来说，如果预算足够多，那项目的开展就会更容易。但是对于天境生物而言，董事会与财务都提出了强管控的要求，因此在这样的背景下，将采购与公司的运营目标相结合，就需要开展相应的项目来实现。

另外我们还设有海外分部，很多系统的用户大部分是美国人，基于文化、习惯的不同，对于国内系统他们有不适应性，集中体现在系统语言的翻译方面。而且在公司强管控的要求下，在进行采购申请或者下单时，会被要求输入很多内容，这对于海外用户也是一大挑战。所以在重重困难下，我们希望能够选择一个产品或者解决方案，来对现有的采购系统进行替换。我们的做法是选择与四大其中之一进行合作，将整个采购流程从头至尾梳理一遍，明确需求是怎样产生的，以及经过的审批环节、涉及的业务主体等，进而推动项目的实施。

相信很多业内同仁都曾经历过，在研发项目中，签订的付款节点经常会发生变化，所以对于项目管理的要求很高，如何将合同的付款周期的变化体现在采购环节中，这对于我们来说是一个巨大的难点。此外因为是临床试验的项目，还要符合GXP等规范，如何将供应商的资质与审计纳入到系统中，保证业务的合规，也是系统必须满足的条件。只有将业务、供应商、审计、合规各个板块的人员纳入到系统中，才更容易在整个系统中贯穿起来。

流程梳理与优化

对于预算的管理，我们的财务对于每一个采购需求都需经过多重的扣点和冻结，只有完全符合公司战略层，或者是管理层同意，符合财务目标的情况下，才能继续推进，这也就导致了在审批流转的过程中，要把财务预算模块深入集成到整个采购当中。在流程梳理时，我们将所有的流程都进行了梳理：由于我们是初创公司，所以管理层对于采购需求的审批是亲力亲为的，因此公司内有很多管理层的需求决策会议，过去这样的会议上DOA的金额较低，随着企业的持续发展，这样的决策方式严重影响了公司的发展节奏，所以我们的采购流程优化，首先对于DOA审批结构进行优化，其次将审批会议的机制进行优化，以提升采购项目的效率。

好的流程是系统落地的基石，所以我们分为两个步骤开展流程优化，第一就是在流程设计完成后，将流程进行宣贯，让所有的用户理解为什么流程和DOA变成了现在这样。第二在用户充分理解的基础上，再把流程细化的到系统中。下方展示的是一个流程图，可能在采购的早期，只是一个购买的想法，这个想法需要经过业务领导的审批，通过后要看财务的预算是否能够满足，所有审批通过后，才进入到采购的过程。在采购的过程中，往往在采购需求与合同之间会有一个模糊的界限，无法确定是先有合同还是先有采购需求。通过调研，我们发现业务需求经过完整的审批之后，可以与供应商签订合同，等到服务、产品、数量等关键因素确定后，再进行采购。

熟悉ERP的朋友们都知道，在ERP中有PR和PO两个概念，其中PO更倾向于执行层面，PR更倾向于审批。所以我们将这两步合并在一起，在一个步骤里实现。由于研发项目的特性，往往项目进行到一半，可能会发现数据不好，就需要有一个高效的机制将实验相关的部分和PO单停止，因为做临床试验，用药是有持续性的，如果不马上执行停止动作，有很长的延展性可能会产生花销，就会造成公司资金的浪费。所以我们设置了一个put on hold的流程，一旦管理层做出了停止的决策，就会在系统层面把相关的PO冻结。

收货这个步骤有些是用户做，有些是采购做，有些是共享中心或者财务来做，我们认为应该由用户来做，因为只有用户自己知道什么时间服务才是完成状态。当收货完成后，才对预算进行扣减。后面就是比较标准的发票收集和校验。过去的邮寄，现在变为集成了OCR和电子发票的自动处理功能。付款环节如果大家使用的是ERP系统，可以根据发票自动跑出付款周期，并进行付款。

系统建设经验

在整体的流程确定后，我们也做了广泛选型，但最终还是决定采用自开发的方式来打造系统，市面上的云产品和低代码平台更适用于标准化的流程，开发周期与实施周期都比较短，成本也可控。如果流程比较特殊的话，不管使用哪个产品，成本和实施的难度都比较大。由于我们现在使用了OA系统，所以我们决定在OA平台上进行深度开发，实现整套流程。其中有一个好处是预算控制模块也在其中，能够进行高效的集成。

要进行预算管控，必然在年初或者年底有一个大的预算资金池，我们在有业务需求时，会对预算进行冻结，之后与供应商签订合同，当合同签完后，金额与预估的业务需求金额一定会有差异，会进行第二轮冻结。真正的扣减产生在收货时，只有发票到了，才是真实的金额，当然在整个过程中，也会有一定的容差，这就是我们近期在做的事情，也是一个真实的案例。